Методы сбора данных о затратах на качество

Описание методов сбора данных о затратах на качество

Управление затратами на качество заключается в принятии управленческих решений и в оказании соответствующего воздействия на объекты управления. Для того чтобы принять правильное решение, исполнение которого привело бы к оптимальному результату, необходимо обладать достаточным объемом информации.

В большинстве случаев применяют следующие основные методы сбора данных:

• традиционный метод;
• метод документирования дефектов;
• метод «время и посещаемость»;
• метод оценки.

Традиционный метод сбора данных о затратах на качество предполагает использование тех финансовых документов и записей, которые на данный момент присутствуют в предприятии. Отсюда следует, что предприятие в данном случае не затрачивает свои ресурсы для поиска и получения нужных сведений.

Кроме того, используется принятая система измерений, что позволяет проводить структурно-динамический анализ (т. е. при сравнении разных промежутков времени и разных структурных подразделений предприятия). Использование уже имеющихся данных позволяет установить прямую связь между затратами на качество и ценой продукции.

В то же время в рамках традиционного метода внимание предприятия сосредотачивается на данных только бухгалтерского учета. Данный применим только к производству, из-за чего учитываются не все виды затрат на качество.

Сбор данных о затратах на качество из специальных записей и отчетов по качеству, а не общих финансовых документов (как в традиционном методе) осуществляется в рамках, так называемого, метода документирования дефектов. С помощью этого метода субъекты управления получают более полные данные, которые могут быть сопоставлены с финансовыми результатами предприятия.

Однако за рамками применения метода документирования дефектов тоже остается ряд неохваченных областей. А условием эффективного использования этого метода является наличие у предприятия «работающей» системы менеджмента качества.

Применение метода «время и посещаемость» предполагает вовлечение в работу по сбору данных о затратах на качество большого числа сотрудников предприятия. Это проявляется в том, что основой данного метода является тщательное документирование сотрудниками затрат своего рабочего времени.

Таким образом, применение метода «время и посещаемость» дает возможность собрать фактически полную информацию, в том числе и о некоторых скрытых затратах на качество. Однако для этого может потребоваться отправление сотрудников предприятия на дополнительное обучение фиксированию затрат рабочего времени. К тому же существует риск предоставления непосредственными исполнителями недостоверных данных. По этой причине возрастает загрузка руководителей, которые должны не только проверять достоверность предоставленных данных, но и объяснить сотрудникам значимость данного вида работ, дать им определенные гарантии.

Метод оценки основан на «аудиторском» подходе. Его основное отличие от методов, которые были рассмотрены выше, заключается в нацеленности на поиск всех областей затрат на качество. Кроме того, отсутствует формальный подход, а продвижение по основным направлениям деятельности, связанной с качеством, может быть выражено количественно. Но нужно иметь в виду, что высока трудоемкость использования метода оценки, который требует вовлечения большого числа работников и привлечения высококвалифицированных экспертов.

Источники данных о затратах на качество и этапы их сбора

Данные о затратах на качество содержаться в определенных источниках, с которыми необходимо проводить соответствующую аналитическую работу в рамках процедур сбора данных. Прежде всего, основным источником данных является отчетная документация. Речь идет про отчеты о производственных расходах, о расходах на ремонт, замену и гарантийное обслуживание, о браке, о переработке и устранении дефектов, о командировках и др. Еще необходимо подробно изучить ведомости по зарплате, протоколы (записи) контроля, испытаний, анализа материалов, разрешения на отклонения, данные о стоимости продукции, бюджеты подразделений и т. п.

Сбор данных о затратах на качество может быть представлен как целенаправленная деятельность, которая состоит из пяти последовательных этапов:

1. Этап вычисления затрат, которые непосредственно связаны с функцией качества (заработная плата специалистов службы управления качеством, затраты по использованию помещений, стоимость расходуемых материалов, амортизация контрольного оборудования, административные расходы и др.).
2. Этап вычисления затрат, которые связаны с качеством и относятся к функциям, выполняемым работниками предприятия вне службы управления качеством (например, заработная плата специалиста отдела обслуживания потребителей, который занимается вопросами возврата потребителями отказавшей продукции).
3. Этап вычисления внутренних затрат, которые связаны с затратами, «заложенными в бюджет».
4. Этап вычисления внутренних затрат, которые связаны с «непредвиденными отказами» (например, в результате повторного контроля и переделки продукции, при задержке отгрузки и др.).
5. Этап вычисления расходов, которые связаны с отказами после смены владельца, т.е. после доставки продукции к потребителю и ее приемки им.

Таким образом, сбор данных о затратах на качество является одним из направлений деятельности предприятия в рамках управления качеством. Сбор данных может быть выполнен различными методами, при работе с различными источниками, путем различного выполнения этапов. От решения этих вопросов во многом зависит, насколько фактические затраты предприятия на качество отклоняются от их оптимальной величины.