Справочник от Автор24
Найди эксперта для помощи в учебе
Найти эксперта
+2

Приемы унификации языка служебных документов

Унификация делопроизводства: сущность и особенности

Унификация деловой и организационно-распорядительной документации определяется государственными стандартами, которые устанавливают общие принципы их оформления для различных уровней функционирования в системе делопроизводства.

Центральным понятием системы унифицированных требований к документу является его форма.

Форма документа предстает как система компонентов его формально-содержательной структуры, которые определяются с позиций их количественного объема, состава, последовательности расположения. Обычно с понятием формы связывается представление о реквизитах документах: логотипе организации, дате создания документа, его номере, наименовании, грифах согласования и визирования и проч. К компонентам содержания относятся те части документа, которые составляют его основную часть. Они определяются типом документа и его предназначением.

Стремление к унификации формально-содержательной стороны документооборота проявляется в стремлении выработать стандартные формы документов, соответствующие типовым образцам, принятым для деловых бумаг данной разновидности. Подобный типовой образец составления документа называют типовым формуляром, в котором отражаются обязательные его компоненты, а также логическая схема деловой бумаги. Так, для приказа обязательными компонентами является перечень распоряжений, обязательных для исполнения, который сопровождается назначением лиц, ответственных за исполнение данных распоряжений, а также указанием сроков реализации этих действий. Основная часть приказа включает констатирующую часть, содержащую информацию о целях и задачах распоряжений, а также распорядительную часть, в которой содержится перечень распоряжений.

Строгие требования предъявляются и к оформлению реквизитов документов. Во-первых, они располагаются в строго определенных местах на бланке в зависимости от вида. Например, подпись не может предшествовать заголовку, а основной текст документа – сведениям о месте его создания и так далее. Во-вторых, обязательные для заполнения реквизиты не могут быть пустыми. Так, в большой части документов существует реквизит «Подпись» с расшифровкой, наличествует информация об исполнителе документа и его контактные данные. Обычно каждый документ в организации, ведущей делопроизводство, не составляется с нуля, а соответствует разработанной и утвержденной номенклатуре. Большинство требований, предъявляемых к форме и содержанию деловых бумаг, базируются на стандартных требованиях, общих для множества организаций, что значительно облегчает процесс документооборота.

«Приемы унификации языка служебных документов» 👇
Помощь эксперта по теме работы
Найти эксперта
Решение задач от ИИ за 2 минуты
Решить задачу
Помощь с рефератом от нейросети
Написать ИИ

Унифицированные формы документов не только делают процесс делопроизводства более простым и быстрым, но и исключают ситуации, связанные с возникновением двусмысленности, двоякого токования в текстах служебных документов, способствуют точности и объективности изложения.

Приемы унификации языка служебных документов

Унификация языка служебных документов – это процесс, связанный с выработкой стандартных речевых формул, используемых в делопроизводстве. Процесс стандартизации языка деловых бумаг связан с двумя аспектами:

  1. Унификации синтаксиса речи, основанная на выработке шаблонов для однотипных документов (заявление, договор, доверенность, анкета и проч.).
  2. Стандартизации лексической системы.

Первое направление связано с тем, что типовые деловые бумаги представляют собой не линейную запись речи, а некий шаблон, клише, в котором адресат документа изменяет только переменные компоненты (личную информацию, подпись, дату). Остальные компоненты остаются неизменными. Большинство организационно-управленческих бумаг создано по трафарету.

Унификация лексики предполагает использование типовых речевых оборотов (прошу принять на должность, прошу уволить с занимаемой должности, заключили договор о нижеследующем и проч.), характерных для того или иного жанра документа. Такие речевые обороты придают текстам деловой документации однозначность и способствуют единообразию документационного обеспечения управленческой деятельности.

В современном мире важнейшим средством унификации документации является компьютеризация, когда осуществляется электронный документооборот, значительно удешевляющий и упрощающий процесс ведения делопроизводства. Постепенно электронный документооборот вытесняет традиционный бумажный как более удобный, надежный и долговечный. Ведение электронной документации еще более стандартизирует как процесс делопроизводства, так и структуру документов. Текст деловой бумаги генерируется автоматически исходя из указанных параметров и выбранной формы.

Дата последнего обновления статьи: 27.04.2024
Найди решение своей задачи среди 1 000 000 ответов
Крупнейшая русскоязычная библиотека студенческих решенных задач
Все самое важное и интересное в Telegram

Все сервисы Справочника в твоем телефоне! Просто напиши Боту, что ты ищешь и он быстро найдет нужную статью, лекцию или пособие для тебя!

Перейти в Telegram Bot