Официально-деловой стиль (ОДС). Стилевые черты официально-деловых текстов

ПИСЬМЕННАЯ ДЕЛОВАЯ КОММУНИКАЦИЯ Официально-деловой стиль (ОДС) Стили русского литературного языка: научный стиль, официальноделовой стиль, публицистический стиль, стиль художественной литературы и разговорный стиль. Сфера функционирования ОДС: статусно-правовые социальной и профессиональной деятельности. отношения в Функции ОДС: регулятивная функция и функция констатации. См. документы: распоряжение, ходатайство, акт, протокол и др. Стилевая (стилистическая) функция – это назначение, роль языковых и текстовых средств в реализации целей и задач общения. Конструктивный принцип ОДС: стандартизированность. 1. Государственные стандарты по оформлению документов (ГОСТ), отраслевые стандарты, образцы документов, разработанные в организации. 2. Языковой стандарт, литературная и стилевая норма. Ср.: Настоящая доверенность выдана сроком до 31 декабря 2018 года. Полномочия по настоящей доверенности не могут быть переданы третьим лицам. Содержание настоящей доверенности, ее смысл и правовые последствия, а также содержание статей 185-189 Гражданского кодекса РФ мне нотариусом разъяснены, понятны и соответствуют моим истинным намерениям. Доверенность выдана до 31 декабря 2018 года. Полномочия по доверенности не могут быть переданы другим людям. Нотариус мне разъяснил содержание этой доверенности, ее смысл и правовые последствия, содержание статей 185-189 Гражданского кодекса РФ. Они мне понятны и соответствуют моим намерениям. Стилистически правильным вариантом является первый фрагмент, т.к. в нем используются стандартные выражения: правовой термин третьи лица, слово настоящая в значении местоимения эта, «лишнее», «избыточное» слово сроком, страдательная конструкция с кратким причастием «смысл и правовые последствия, содержание… разъяснены», прилагательное с высокой стилистической окраской истинные. Конструктивный принцип – это основной принцип отбора и сочетания языковых средств с целью создания текста определенного функционального стиля. Стилевые черты официально-деловых текстов Стилевые черты – это признаки текста, выражающие его функционально-стилевую специфику. o Императивность, или предписующе-долженствующий характер. o Категоричность. o Точность. Фактическая точность требует корректного употребления терминов, точности любых сведений – имен собственных, номенклатурных наименований, числовых данных и другой информации. o Информативность и лаконичность. Документ должен содержать все необходимые сведения (информативность), но не допускает лишней, ненужной информации (лаконичность). o Клишированность. Клише – это устойчивые обороты. Их активное употребление – норма официального стиля: наложить взыскание, вынести порицание, подать жалобу и др. o Экспрессивная нейтральность. o Нормированность. Нормы литературного книжного языка. Стилевые правила официального текста. Языковые средства ОДС o Лексические средства: официальные термины округ, придомовая территория, материнский капитал, гражданин номинации по должностному и пассажир, гражданин, опекун, профессор правовому статусу кафедры, и.о. руководителя отдела снабжения слова книжной окраски нижеперечисленные, вышеуказанные, возложить, предоставить, обслуживание слова официальной окраски лицо, обеспечить, лица женского пола o Морфологические средства: использование мужского рода для обозначения лиц женского пола использование настоящего времени во вневременном значении с окраской долженствования отглагольные существительные на -ение в ряде случаев с приставкой неаббревиация причастия, в т.ч. краткие производные предлоги лаборант, попечитель, консультант, общественный наблюдатель налогоплательщик подает сведения; рекомендации используются; средства выделяются нарушение, обеспечение, объявление, проведение, согласование, несоблюдение САФУ. ВШСГНиМК, ОП, ГОСТ позволяющие, рассматривающие, направленные, выявлены, нарушены в течение, ввиду, в связи с, согласно, благодаря, во избежание, на основании o Синтаксические средства: словосочетания-цепочки, часто с нанизыванием родительного падежа пассивные (страдательные) конструкции распространенные и осложненные предложения, в т.ч. с причастными оборотами сложные предложения с бессоюзной связью, синтаксический параллелизм Во избежание протекания полов душевых кабин банного отделения… Комиссией проведена проверка, в ходе которой обнаружены недостатки… В связи с ограниченным сроком проверки, информацию о лицах, работающих в САФУ, и об учащихся, не явившихся в институт в указанный выше срок, прошу подготовить в печатном виде. Внести в Правила внутреннего распорядка … следующие изменения и дополнения: 1.1. по тексту Правил слова «проректор по учебнометодической работе» заменить словами «проректор по образовательной деятельности»; 1.2. по тексту Правил слова «декан факультета» заменить словами «директор высшей школы/института/филиала»; … формальное деление П р и к а з ы в а ю: 1. По высшей школе социальнопредложений: нарушение гуманитарных наук и международной коммуникации грамматических связей и 1.1. Направить в г. Череповец (ФГБОУ ВО пунктуации «Череповецкий государственный университет») с 10 марта 2018 года по 18 марта 2018 года для освоения части образовательной программы 45.04.01 Филология, магистерская программа «Инновационные образовательные технологии в филологии» с сохранением стипендии: 1) Иванова Наталья Ивановна – студентка 1 курса 381750 группы очной формы, направление подготовки 44.04.01 Педагогическое образование, магистерская программа Русский язык как иностранный, обучающаяся за счет средств федерального бюджета; 1) Жарова Юлия Германовна – студентка 1 курса 381750 группы очной формы, направление подготовки 44.04.01 Педагогическое образование, магистерская программа Русский язык как иностранный, обучающаяся за счет средств федерального бюджета. Основание: договор об академической мобильности от 26.02.2018 №. 09.2/1 1.2. Контроль за исполнением п. 1.1 приказа возложить на директора высшей школы социальногуманитарных наук и международной коммуникации А.М. Тамицкого. История формирования ОДС Во времена Киевской Руси имелись традиции составления завещаний, грамот, купчих, заемных и других документов. Самая древняя форма документа на Руси – грамота. В XV-XVII вв. начала формироваться система государственного делопроизводства. Требования к ведению документации ужесточались. Жанровая система расширялась: грамоты (царские указы), приговоры, отписки (документы, поступившие в приказы от воевод или документы к вышестоящим организациям из приказов), памятки (переписка по горизонтали между приказами), челобитные (обращение граждан к власти), доклады (внешняя вертикальная переписка). Большинство реквизитов еще не выделялось из текста. См. типичные фрагменты грамот и челобитных: «Писана в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 7166 года, марта в 16 день…». В Петровский период проведена административная реформа, издан «Генеральный регламент», который ввел коллежскую систему делопроизводства. Академик В.В. Виноградов писал: «Язык Петровской эпохи характеризуется усилением значения официально-правительственного, канцелярского языка, расширением сферы его влияния. Процесс переустройства административной системы … сопровождался насаждением новой терминологии, вторжением потока слов, направляющихся из западноевропейских языков». Старые названия документов вытесняются заимствованиями: память становится меморией, записка превращается в настольный реестр. Для многих документов разрабатываются «генеральные формуляры». Деловой язык кон. XVIII в. – нач. XIX в. формируется в контексте новой системы управления – министерской. Появляются угловые бланки которые печатались типографским способом или писались от руки. В XIX-XX вв. унификация документов набирает обороты. Большое значение имели письмовники – сборники образцов документов. После революции начала XX в. для работы с документами были привлечены рабочие, солдаты, выходцы из крестьян, не имеющие соответствующей подготовки; уровень документационного обеспечения управления снизился. Официальный стиль, уже сформированный и замкнутый, стал разрушаться. В сфере управления и делопроизводства необходимо было навести порядок. Поэтому в 20-е гг. ставится вопрос о стандартизации и унификации документов. Этим занимается специальное подразделение Института техники управления – Кабинет стандартизации. Разрабатываются стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. документов. Стандартизированы чернила, ленты для машин, бумага. В 1966 г. был учрежден ВНИИДАД, который занимается методическими аспектами документоведения. Составление, оформление, хранение, движение документов регламентируется законами («Об информации, информатизации и защите информации», «О государственной тайне» и др.), указами («Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»), положениями (Положение об Архивном фонде РФ), инструкциями (Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ), перечнями (Перечень типовых документов … с указанием сроков хранения), стандартами (ГОСТ), на государственном уровне создаются унифицированные системы банковской, организационно-распорядительной, финансовой, бухгалтерской, отчетно-статистической, внешнеторговой и другой документации. В настоящее время официально-деловой стиль активно изучается в историческом и нормативном аспектах. Для практики делопроизводства, организации документооборота и создания документов наиболее важными являются следующие законодательные и нормативные акты: Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 Организационнораспорядительная документация. Требования к оформлению документов. Информатизация общества, использование новых видов коммуникации определяет появление новых технологий в сфере делопроизводства: электронная подпись, электронное письмо и др. Подстили и жанры ОДС Основной в ОДС признается письменная форма речи, письменные жанры (документы). Деятельность любой организации связана с документацией: ведется делопроизводство, работает служба делопроизводства, обрабатываются и издаются и утверждаются документы. В ГОСТ даны определения терминов из этой сферы, в том числе: делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов; документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки; документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать; официальный документ – документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке; регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму; уничтожение документов – исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке. Разновидности документов: фотодокумент, видеодокумент, кинодокумент, фонодокумент, графический документ, электронный документ. В практике управления слово «документ» чаще употребляют в более узком значении: документ – это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих стандартов и правил, имеющая юридическую значимость и юридическую силу. Юридическая значимость – это свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера. Юридическая сила – это свойство официального документа вызывать правовые последствия. Необходимо различать документы, имеющие разную юридическую силу: подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа; дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа; копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Форма документа – установленный набор реквизитов. ОДС делится на подстили: законодательный, юрисдикционный (юридический), административный (управленческий, организационнораспорядительный, канцелярский), дипломатический. Внутри каждого подстиля можно выделить тексты, которые представляют предписание (от вышестоящего лица), ходатайство (от нижестоящего лица), информирование (отношения по горизонтали: справка, план и др.). Классификация служебных документов По происхождению: официальные, или служебные; личные. Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации. Служебными называют документы, которые составляются от имени предприятия или учреждения, подписанные полномочными представителями. Рассмотрим основные классификации документов. По сфере использования: управленческие, финансово-бухгалтерские, научно-технические, производственные, отчетно-статистические и другие виды документов. По месту составления: внешние и внутренние документы. Управленческие документы: организационные (устав предприятия, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников); распорядительные (приказы, распоряжения и решения по основной деятельности); информационно-справочные (письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.). Дополнительная группа: документы по личному составу. Следует различать: документ личного происхождения, документы личного характера, личные документы, документы по личному составу. По срокам хранения: документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет) хранения. По доступности информации: документы открытого пользования, ограниченного доступа, конфиденциального характера. По наименованию: приказы, акты, инструкции, справки, протоколы, служебные письма, служебные записки и т.д. Форма документов: реквизиты и бланки Формуляр – совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности. Реквизит документа – элемент оформления документа, например: заголовок, подпись, печать, дата и др. ГОСТ Р 7.0.97-2016 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов вступил в силу в 2018 г. Общие рекомендации ГОСТ по оформлению документа: - предпочтительными шрифтами являются: Times New Roman N 13, 14; Arial N 12, 13; Verdana N 12, 13; Calibri N 14 и приближенные к ним; при составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров; - текст документа выравнивается по ширине листа, абзацный отступ 1,25 см; - реквизиты печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом; текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала. - максимальная длина строки реквизита при угловом расположении не более 7,5 см; при продольном расположении – не более 12 см. - вторую и последующие страницы документа нумеруют (номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа). Реквизиты организационно-распорядительных документов (правила оформления см. в ГОСТ) Состав реквизитов документов 01 - герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) 02 - эмблема 03 - товарный знак (знак обслуживания) 04 - код формы документа 05 - наименование организации - автора документа 06 - наименование структурного подразделения – автора документа 07 - наименование должности лица – автора документа 08 - справочные данные об организации 09 - наименование вида документа 10 - дата документа 11 - регистрационный номер документа 12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа 13 - место составления (издания) документа 14 - гриф ограничения доступа к документу 15 - адресат 16 - гриф утверждения документа 17 - заголовок к тексту 18 - текст документа 19 - отметка о приложении 20 - гриф согласования документа 21 - виза 22 - подпись 23 - отметка об электронной подписи 24 - печать 25 - отметка об исполнителе 26 - отметка о заверении копии 27 - отметка о поступлении документа 28 - резолюция 29 - отметка о контроле 30 - отметка о направлении документа в дело Виды бланков документов организации: - общий бланк; - бланк письма; - бланк конкретного вида документа. В зависимости от расположения реквизитов: угловой и продольный бланк. Организационно-распорядительная документация Организационные документы – это устав, штатное расписание, положения, инструкции, регламенты и др. Распорядительные документы – постановления, решения, приказы, распоряжения и др. Справочно-информационная документация Группа справочно-информационных документов не имеет жестких границ: в нее входят управленческие документы (акты, протоколы), техническая документация, служебная переписка (докладная записка, объяснительная записка). Служебная переписка Служебное письмо – это краткий документ, касающийся одного или нескольких взаимосвязанных вопросов и предназначенный для информационного обмена между организациями, структурными подразделениями, должностными лицами. Документы служебной переписки делятся на внешние (деловые, официальные, коммерческие письма) и внутренние (служебные записки). Официальное письмо оформляется на бланке и включает реквизиты: - герб, эмблема; - наименование организации; - справочные денные об организации; - дата и номер документа; - место составления документа (если не ясно из названия организации); - ссылка на номер и дату входящего документа (заполняется в ответных письмах); - адресат; - заголовок; - подпись. Виды делового письма по функциональному критерию. письмо-просьба, письмо-запрос, письмо-заявка, информационное письмо, письмо-сообщение, письмо-уведомление, письмо-извещение, письмо-подтверждение, письмо-предложение, письмо-рекламация, гарантийное письмо, сопроводительное письмо, письмо-напоминание, письмо-требование, письмо-претензия (рекламация), рекламное письмо, циркулярное письмо, письмо-приглашение, письмо-поздравление, письмоблагодарность, письмо-извинение и др. Служебные записки Служебные записки – это документы, посредством которых ведется переписка между структурными подразделениями организации. Среди служебных записок особо выделяют следующие группы: объяснительная записка (описание фактов и объяснение причин), докладная записка (описание ситуации и предложения). Культура деловой переписки.      лаконизм; информативность; культура речи; ясность; деловой этикет. Документы личного характера Документы личного характера – это официальные документы, составленные физическим лицом, сотрудником, например: заявления, объяснительные записки, резюме, расписка, автобиография, доверенность, жалоба и др. Признается, что текст этих документов может быть произвольным, однако имеются типовые формы и рекомендации по составлению таких документов. Документы личного характера используются для решения личных или служебных вопросов. Текст их может быть произвольным, «авторским», но реквизиты (наименование вида документа, дата, подпись) оформляются в соответствии с ГОСТ. Рассмотрим основные документы этой группы. Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц), адресованный должностному лицу или организации. Как правило, в организации формы заявлений унифицированы и представлены в виде бланков (см. Приложение Г): заявление о приеме на работу, на отпуск. Формуляр заявления: - адресат, включающий данные о заявителе (имя, отчество, фамилию, при необходимости – иные данные: год рождения, место регистрации, сведения о паспорте и др.); - наименования вида документа: слово «Заявление» при оформлении документа рукописным способом пишется по центру с большой буквы без точки; при оформлении печатным способом – по центру или от левого поля большими буквами без точки; - текст: начинается с глагола «Прошу…», не принято использовать экспрессивные обороты «убедительно прошу», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т.п.; - подпись (личная подпись и расшифровка, при необходимости – от левого поля указывается должность); - дата составления. Расписка – это документ, подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей. Формуляр расписки: наименование вида документа; текст (включает должности, фамилии, имена, отчества выдавшего и получившего что-либо; перечень полученного с указанием количества и, при необходимости, стоимости); дата; подпись. Доверенность – это документ, свидетельствующий о предоставлении права доверенному лицу на совершение определенных действий или получение денежных или товарно-материальных ценностей от лица доверителя. Доверенности бывают официальные и личные. Формуляр доверенности: наименования вида документа; дата; текст (с указанием фамилии, имени, отчества и паспортных данных доверителя и доверенного лица); подпись; отметка о заверении (подпись должностного лица; печать организации). Резюме – документ, содержащий краткие сведения биографического характера, предоставляемый лицом при трудоустройстве. Структурные части типового резюме: - персональные данные (Ф.И.О., адрес, телефон, электронный адрес, возраст или год рождения); - цель трудоустройства (указание должности, на которую претендует кандидат, или характер трудовой деятельности: работа по специальности, творческая работа в сфере медиа); - образование (места учебы, включая организации дополнительного образования, специальность, квалификация; предпочтительно в обратной хронологической последовательности); - опыт работы (места работы, включая работы временного характера, должность, сроки; предпочтительно в обратном хронологическом порядке); профессиональные навыки и достижения: организация документооборота, разработка эффективного тайм-менеджмента, диагностика производственных конфликтов, увеличение производительности отдела на 13,5%; - общественная деятельность: участие в волонтерском движении, член профкома 2014-2015 гг., реализация эко-проекта 2016 г.; - дополнительная информация: иностранные языки, водительские права, знание ПК; - личные качества и увлечения; - награды и рекомендации (с указанием фамилий и телефонов). При необходимости можно расширить данные, например, указать семейное положение или гражданство. В качестве приложения используются характеристики, рекомендательные письма и др. В состав данных включается информация, которая может повлиять на решение о приеме на данную должность. Автобиография – документ, в котором работник излагает краткое описание в хронологической последовательности этапов своей жизни и трудовой деятельности. Текст автобиографии содержит свдения: - фамилия, имя, отчество, причины изменения фамилии, - год и место рождения, - социальное положение, образование, - образование (учебные заведения, время учебы), - трудовая деятельность с указанием в прямой хронологическом порядке времени, должности и места работы, причин перехода на другую работу и перерывов в работе более одного месяца, - служба в Российской армии, - награды, поощрения, взыскания, - судимость, - семейное положение, основные сведения о ближайших родственниках и иные сведения. Используется повествовательная форма изложения от первого лица. Автобиография имеет наименование вида документа, дату и подпись. Вопросы для самоконтроля 1. В какой сфере используются официально-деловые тексты? Какие функции они выполняют? Какие сферы (подстили) можно выделить в официально-деловом стиле? 2. Какие стилевые черты характерны для текстов ОДС? В чем выражается категоричность, лаконичность, информативность, императивность официального текста? 3. Какие языковые средства активно используются в документах и создают эффект официальности текста? Какие требования предъявляются к использованию в документах официальных терминов? 4. Как менялись традиции составления документов в России с XII в. к XXI в.? 5. Какими законодательно-нормативными актами регламентируется работа с управленческой документацией в настоящее время? 6. Какие реквизиты входят в форму организационно-распорядительного документа? Каковы правила их оформления? 7. Зачем нужны такие реквизиты, как «ссылка на номер и дату входящего документа», «отметка об исполнителе», «отметка об ограничении доступа», «виза»? 8. На какие группы делятся служебные документы по движению в документообороте (по месту составления), по функциям, по содержанию, по степени доступности, по задачам документирования и срокам хранения? 9. Чем оправдано (какие дает преимущества) добровольное применение в организации стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016 Организационнораспорядительная документация: требования к оформлению документов? 10. Что входит в понятие «культуры деловой переписки»? Каковы этапы работы со служебными письмами и правила их оформления?