Ключевые процессы управления проектами

Общепринятым на современном этапе подходом к управлению проектами является процессный подход. Он предполагает распределение управленческих задач по отдельным процессам реализации проекта. Все процессы проектов должны быть должным образом выстроены и связаны с другими процессами для облегчения их координации. Эти взаимодействия между процессами часто требуют согласования требований и целей проекта. В рамках большого и сложного проекта могут происходить процессы, которые надо будет повторить несколько раз, чтобы определить и выполнить требования участников проекта и достичь согласия относительно результатов.

Основные группы процессов управления проектами

Управление проектами опирается на реализацию процессов, относящихся к одной из следующих шести групп:

1. Процессы инициации проекта. Они связаны с подготовительным этапом проектной деятельности и состоят в формировании и проработке идеи и принятии решения о способах ее практического внедрения – составление программы проекта.
2. Процессы планирования. Они связаны с разработкой целевых ориентиров проектной деятельности, вариантов их достижения и составлением плана деятельности с разбиением ее на отдельные этапы.
3. Процессы исполнения. Они касаются непосредственного исполнения плановых ориентиров и включают работу по координации и контролю работы исполнителей каждого этапа проектной деятельности и ресурсному обеспечению реализации каждого этапа и направления деятельности.
4. Процессы анализа и контроля. Она включают определение соответствия плана и реальных показателей исполнения проекта поставленным целям и критериям и принятие решений о корректирующих воздействиях.
5. Процессы управления. Они связаны с принятием решений по проектной деятельности, касающихся согласования деятельности, утверждения показателей, которых требуется достичь и методов их достижения, определение используемого инструментария и порядка его применения.
6. Процессы завершения. Они касаются доведения проекта до логического финала, упорядочивания всех процессов и объектов проекта. Процессы управления проектами накладываются друг на друга и происходят с разными интенсивностями на всех этапах проектной деятельности.

Процессы инициации управления проектами

Инициация проекта – это процесс управления проектом, ориентированный на зарождение проекта и его первоначальный запуск.

Инициация проекта опирается на проведение следующих мероприятий:

• формирование концептуальных основ проекта;
• проведение анализа существующих проблем и оценка актуальности реализации конкретного проекта;
• формирование информационного обеспечения проектной деятельности;
• постановка целевых ориентиров проектной деятельности;
• рассмотрение альтернативных вариантов реализации проекта и оценка их эффективности;
• утверждение концепции проекта;
• определение сроков запуска проектной деятельности;
• определение управляющих проектом на каждом его этапе и ответственных за его исполнение;
• формирование ресурсной базы первого этапа проекта.

Процессы планирования проекта

Процесс планирования – это ключевой процесс управления проектом, в ходе которого происходит составление программы его реализации, определяются цели проекта, его этапы, сроки реализации, ответственные лица, исполнители, используемые ресурсы и т. д.

Планирование проекта не носит точного характера. Оно позволяет составить примерную программу развития событий, в которую по ходу реализации проекта вносятся необходимые коррективы.

Процессы планирования могут быть основными и вспомогательными.

К основным процессам планирования относится постановка целевых ориентиров проекта, декомпозиция этапов проекта, разработка мероприятий проектной деятельности, содержания операций, их связей и взаимозависимостей, ресурсное обеспечение проекта, сроки реализации, расчет стоимостных показателей проекта, определение последовательности мероприятий, процессов проекта, расчет бюджета и определение ключевых критериев оценки эффективности реализации проекта.

Что касается вспомогательного планирования, то оно связано с определением риска и его оценкой, стандартов качества проектной деятельности, планированием работы персонала и условий реализации проекта.

Процессы исполнения проекта

Данные процессы связаны с непосредственной реализацией плана проекта. Осуществляется деятельность по следующим направлениям:

• распределение функциональных обязанностей и ответственности;
• разработка видов и правил предоставления отчетности по проекту;
• выбор контрольных процедур;
• определение перечня затрат и организация их контроля;
• оперативное управление мерами по снижению и предотвращению рисков;
• распределение информационных ресурсов по проекту;
• разработка механизмов внесения поправок в проекты и управления любыми изменениями по ходу реализации проекта.

Процессы анализа и контроля

Процессы анализа и контроля ориентированы на оценку состояния исполнения проекта и прогноза успешности его завершения, с учетом необходимости достижения целевых ориентиров.

Анализ исполнения проекта дает возможности оценить качество проектной деятельности и процессы, сроки исполнения проекта и их соответствие нормативам, расходы по проекту и их окупаемость.

Помимо этого, анализ исполнения проекта позволяет оценить факторы, которые влияют на цели и показатели успешной реализации проекта. На основании анализа принимается решение о продолжении реализации проекта или его завершении.

В число процессов анализа не включены анализ взаимодействия с целью оптимизации процедур обработки проектной информации, анализ исполнения контрактов с целью своевременного внесения изменений и предотвращения споров и ряд других процессов, которые не носят регулярного характера (как анализ взаимодействия), либо составляют часть включенных процессов (как анализ контрактов).