Справочник от Автор24
Найди эксперта для помощи в учебе
Найти эксперта
+2

Разработка пакета автоматизации делопроизводства предприятия

Замечание 1

Автоматизации делопроизводства предприятия — это автоматизация обеспечения необходимой документацией, которая требуется для нормального функционирования фирмы.

Введение

В сфере автоматизации производственных процессов в компании, значительное внимание уделяется автоматизации делопроизводства и сопутствующего ему документооборота. Многие работники считают определения делопроизводство и документооборот синонимами, но на самом деле это не так. Документационное обеспечение управления (ДОУ) вобрало в себя проблемы документирования, налаживания обработки документации при организации управления и осуществление её сохранения в архивах.

Документирование – это создание документов, то есть формирование текстов, организация требуемого формата и нужных согласований, а затем и их изготовление.

Под делопроизводством понимается набор действий по налаживанию ДОУ компании или предприятия. Есть также мнение, что ДОУ будет главной составляющей делопроизводства.

Обработка документации – это её перемещение, поиск, хранение и применение. Под систематизацией хранения документации в архивах понимается формирование параметров хранения выпускаемой в компании информации, её нахождения и применения с целью помощи в выработке необходимых действий по управлению.

Документооборот – это перемещение документации в границах ДОУ. Деловой процедурой считается очерёдность некоторого набора процедур, которые выполняют работники фирм для разрешения различных проблем или других целей.

Деловые процедуры помогают в ведении бизнеса и считаются методом реализации фактического управления организацией.

Архив в электронной форме

В нашей стране очень популярен термин «электронный архив», что стало отличительной характеристикой электронного делопроизводства в России. В передовых зарубежных странах пользуется популярностью термин «dâtawarehouse» (складирование информации). В процессах делопроизводства архив служит для систематизации сохранения документации и считается одной их главных задач делопроизводства, наряду с созданием, обработкой и систематизацией документации. Иногда бытует мнение, что современная архивная система полностью выполняет все задачи по организации документооборота. Приведённые выше определения показывают, что это принципиально невозможно, поскольку на практике документация подвергается перемещению в границах разрешения существующих задач, а только в пределах учёта её хранения в архивах.

«Разработка пакета автоматизации делопроизводства предприятия » 👇
Помощь эксперта по теме работы
Найти эксперта
Решение задач от ИИ за 2 минуты
Решить задачу
Найди решение своей задачи среди 1 000 000 ответов
Найти

Делопроизводство и деловые процедуры

Отличительные особенности делопроизводства от деловых процедур можно отобразить примером из реальной практики. К примеру, обычный процесс покупки клиентом товара можно представить так

  1. От клиента в компанию поступает звонок с просьбой размещения заказа.
  2. Компания регистрирует заказ в клиентской базе данных.
  3. Выполняется выписка счёта на товар.
  4. Оформленный счёт поступает в бухгалтерию.
  5. Клиент оплачивает счёт, что отражается в системе бухгалтерии.
  6. Выполняется отгрузка товара со слада и это фиксируется в базе данных склада.
  7. Осуществляется выписка счёта фактуры и накладной на товар.
  8. Выполняется отгрузка товара клиенту.
  9. Документы, а именно счёт фактура и накладная, пересылаются в бухгалтерию.

В перечисленных действиях к процессу делопроизводства относятся пункты три (формирование счёта), четыре (перемещение счёта), семь (счёт-фактура и накладная) и девять (перемещение счёта-фактуры и накладной). В случае более сложной организации продаж, то в делопроизводстве возможно добавление добавочных операций. То есть, операции делопроизводства переплетаются с деловыми процедурами в тех пунктах, где требуется их сопровождение документами. Иногда, как правило, в государственных организациях, деловые операции заключаются только в выполнении действий делопроизводства. Отсюда следует главное отличительная черта делопроизводства от деловых процедур, которое состоит в их функциональном различии. А именно задачей делопроизводства является документационная поддержка управления организацией, а деловые процедуры отвечают за организацию бизнеса или достижение функции цели и считаются методом реализации практических управленческих действий.

Отличием между автоматизацией делопроизводства в передовых западных странах и в нашей стране является то, что системы автоматизации для российских организаций обязаны значительно большее внимание уделять бумажной документации в делопроизводстве и реализовывать не такую жёсткую структуру автоматизации деловых процедур.

Западные системы автоматизации делопроизводства в России

Главные типы программных продуктов, предназначенных для делопроизводства и деловых процедур, можно обобщённо поделить на следующие категории:

  1. Системы, позволяющие автоматизировать деловые процедуры (wórkflow).
  2. Системы обеспечения коллективных действий (groupware).
  3. Системы регистрации, хранения и поиска документов, то есть управления документацией.
  4. Системы обмена документацией (электронная почта).

Такое деление сформировалось сравнительно недавно. Сегодня это деление можно считать условным, поскольку последние разработки самых популярных программ стремятся соединить все перечисленные технологии, а также много других технологий. Помимо этого, все эти технологии, исключая, конечно, электронную почту, распространение которой в бизнесе изначально было на уровне популярности программных продуктов формирования документов, уступают своё место новейшей концепции cóllaboration&messagìng («сотрудничество и обмен сообщениями»).

Проблема в том, что осуществить автоматизацию деловых процедур и коллективной работы реально достаточно непросто. Не существует чёткого и универсального набора рекомендаций, которые гарантируют успешность бизнеса. Все предприятия в этом плане совершенно уникальны.

Дата написания статьи: 02.04.2020
Найди решение своей задачи среди 1 000 000 ответов
Крупнейшая русскоязычная библиотека студенческих решенных задач
Все самое важное и интересное в Telegram

Все сервисы Справочника в твоем телефоне! Просто напиши Боту, что ты ищешь и он быстро найдет нужную статью, лекцию или пособие для тебя!

Перейти в Telegram Bot